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¿Por qué Participar en una Exposición? Aquí 7 Contundentes Razones

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Hay muchas respuestas para contestar esta pregunta. Pero la básica, y la más contundente es: Para HACER NEGOCIOS.

Aquí te comparto 7 argumentos de valor (adicionales al de HACER NEGOCIOS) para participar en una exposición:

  1. Las exposiciones promueven el contacto cara a cara y la interacción. El desarrollo de las tecnologías en comunicación ha facilitado y complementado la forma de hacer negocios. Sin embargo, también ha reducido la oportunidad de encuentros personalizados, esenciales para construir relaciones comerciales a largo plazo, y fortalecer las negociaciones.
  2. Permiten el acceso a la presentación, demostración, degustación y prueba de productos, equipos, servicios, y conocer de primera mano innovaciones. Los compradores pueden ver, tocar e interactuar con los productos, sensibilizarse sobre las bondades y beneficios de los mismos, e incluso probarlos y evaluar su calidad.
  3. Las exposiciones optimizan el tiempo. Los ejecutivos encuentran en las exposiciones una forma eficiente de realizar varias reuniones en un periodo de tiempo relativamente corto, maximizando su productividad.
  4. Permiten, en un solo lugar, evaluar y comparar más fácilmente productos similares o diferenciados e identificar ventajas competitivas para tomar decisiones informadas.
  5. Las exposiciones acercan a prospectos potenciales que no eran conocidos, o que no han sido contactados por los vendedores de la compañía.
  6. Ponen tanto al visitante como al expositor al día en el desarrollo y tendencias de la industria.
  7. Las exposiciones son la herramienta más efectiva de marketing para:
    1. Vender.
    2. Iniciar, mantener y/o estrechar relaciones (networking).
    3. Facilitar las relaciones públicas.
    4. El intercambio de conocimientos y experiencias.
    5. La capacitación, a través de los programas de educación, como conferencias, talleres, seminarios, etc.

ExpoPublicitas, la Mejor y Más Grande Exposición de Publicidad y Mercadotecnia en México y Latinoamérica es uno de los mejores ejemplos del por qué participar en una expo profesional.

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4 Brechas en CX que puede estar Aprovechando tu Competencia

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Estarás de acuerdo que el cliente es un comprador o consumidor, cuyo comportamiento favorable hacia tu negocio se basa en las experiencias positivas que obtiene. Y su ciclo de vida será tan largo, como el hecho de que sus necesidades y deseos sigan empatando con el tipo de productos y nivel de servicio que tu empresa ofrezca.

Pero, ¿qué tanto conoces esas necesidades y deseos? ¿Los productos que les ofreces las cubren o satisfacen realmente? ¿Están orientados de manera efectiva a ellos?

Con los cambios generacionales, es probable que se estén presentando brechas entre lo que estás ofreciendo, y lo que los clientes esperan en términos de experiencia:

1. Diferencias entre las expectativas del cliente, y lo que tu negocio percibe como sus necesidades y deseos

La evolución constante de las expectativas del cliente, impulsada por factores como la tecnología y los cambios sociales, hace que conocer a fondo a tu cliente sea más crítico que nunca. Las marcas que se adaptan y ajustan sus propuestas rápidamente tienen una ventaja competitiva. Utilizar herramientas de análisis de datos y retroalimentación del cliente te permitirá detectar estos cambios a tiempo.

2. Diferencias entre las expectativas del cliente y la transferencia a especificaciones del producto o servicio

Aquí es donde fallan muchos negocios. Las marcas deben traducir lo que los clientes realmente desean en productos y servicios que resuelvan esos deseos, pero también hay una nueva capa en esta brecha: la personalización. Los clientes esperan experiencias más personalizadas y adaptadas a sus preferencias, algo que no todas las marcas están implementando efectivamente. Las empresas que logran usar datos y tecnologías como la inteligencia artificial para crear productos a medida o servicios ajustados a las preferencias de cada generación son las que están liderando.

3. Diferencias entre el producto ofrecido (o el servicio a prestar) y la comunicación (offline y online) hacia tu cliente

Este es un problema recurrente, pero hoy es más crítico que nunca con la omnicanalidad. La comunicación debe ser coherente en todos los puntos de contacto, ya sea en línea, en redes sociales, o en tiendas físicas. Además, las generaciones más jóvenes, como los Millennials y la Generación Z, valoran las experiencias fluidas entre canales. No hay excusa para que los mensajes de marketing no estén alineados con la realidad del producto o servicio que se ofrece.

4. Diferencias entre las especificaciones del producto o servicio proporcionado y la experiencia del cliente

Aunque tu producto cumpla con las especificaciones prometidas, si la experiencia del cliente no es positiva, el resultado será insatisfactorio. Hoy, las empresas deben enfocarse no solo en cumplir, sino en superar las expectativas. Las marcas líderes están integrando experiencias emocionales en su CX, creando momentos únicos y memorables que los clientes recuerdan y asocian con la marca. Por ejemplo, los programas de lealtad basados en experiencias, la gamificación, o el uso de tecnología inmersiva como la realidad aumentada, son tendencias que están mejorando la experiencia de cliente.

¿Qué es tendencia?

° La personalización: Cada vez más empresas y marcas están utilizando la inteligencia artificial (IA) para personalizar ofertas y mejorar la experiencia del cliente, especialmente entre generaciones más jóvenes que esperan un trato individualizado.

° La omnicanalidad: Las marcas líderes han implementado estrategias omnicanal para ofrecer experiencias consistentes en todos los puntos de contacto (touch points).

° La experiencia emocional: Generar una conexión emocional está cobrando más relevancia, ya que los clientes valoran no solo el producto, sino también cómo se sienten interactuando con la marca.

Por eso, el valor de conocer las necesidades y deseos de los clientes mejor que la competencia, siempre marcará la diferencia. La competencia ya está integrando estas estrategias para cerrar las brechas en CX. ¿Lo está haciendo tu negocio?

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4 Gaps in CX that your Competitors may be taking Advantage Of.

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You will agree that the client is a buyer or consumer, whose favorable behavior towards your business is due to the positive experiences they get. And his/her life cycle will be as long as their needs and desires continue to match the type of products and level of service that your company provides.

How well do you know those needs and desires? Do the products you offer them cover or satisfy them? Are those really oriented to them?

With generational changes, it is likely that there are gaps between what you are offering, and the customer experience:

1.       Differences between customer expectations, and what your business perceives as their needs and desires.
2.       Differences between customer expectations, and the transfer those to product or service specs.
3.       Differences between the product offered (or the service to be provided), and the communication (offline and online) towards your client.
4.       Differences between the specifications of the product or service provided, and the customer experience.

Therefore, the value of knowing the needs and desires of the customers better than the competitors will always make the difference.

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Cropped shot of a young store owner handing a parcel to a customer over the counter

Calendario Guía para Participar en una Exposición

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Ejecutar un productivo y rentable Plan Marketing para una exposición requiere de tiempo.

Esta propuesta de Calendario, que abarca nueve meses, no cubre todo el escenario de la exposición, pero te proporcionará algunas sugerencias para la elaboración del tuyo. Se ha tomado como ejemplo el evento ExpoPublicitas, organizado por Armexpo, y que se lleva a cabo en el mes de mayo, en la Ciudad de México.

Septiembre

  • Comunicar la decisión de participar al área comercial:
    • Nombre del evento.-
    • Lugar y nombre del recinto.-
    • Número de stand.-
    • Fechas y horarios de montaje.-
    • Fechas y horarios del evento.-
    • Fechas y horarios de desmontaje.-
  • Elaborar el Plan Marketing para la exposición, y el presupuesto respectivo.
  • Confirmar el espacio de exhibición por escrito con el Comité Organizador.
  • Clarificar las actividades de mercadotecnia, ventas y relaciones públicas previas, durante y posteriores al evento.
  • Asignar el equipo involucrado en el evento.
  • Celebrar la 1ª. junta para definir los objetivos de participación (SMART):
    • Específicos.
    • Medibles.
    • Alcanzables.
    • Reales.
    • Tiempos (de inicio y cierre).
  • Proponer los productos, equipos y servicios a exponer.

Octubre

  • Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado.
  • Revisar el cumplimiento de las acciones del mes anterior.
  • Revisar el presupuesto.
  • Decidir sobre el material de promoción necesario para el evento.
  • Prever gastos de hospedaje y transportación, y hacer las reservaciones respectivas.
  • Contactar a los prestadores de servicios y establecer programa de trabajo.
    • Diseño y construcción del stand.
    • Recinto (colganteo, drenaje,etc.)
    • Agencia aduanal.
    • Agencia de publicidad, creativa, relaciones públicas.
    • Seguridad.

Noviembre

  • Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado.
  • Revisar el cumplimiento de las acciones del mes anterior.
  • Diseñar la campaña de promoción: objetivos, y pauta offline y online.
  • Iniciar la campaña de información a clientes y medios.
  • Coordinar con el Comité Organizador acciones de promoción nacional, internacional, etc.
  • Solicitar el material de promoción a distribuir durante el evento.
  • Prever y organizar las labores de logística y transportación.
  • Definir el montaje y merchandising del stand.
  • Revisar el presupuesto.

Diciembre – Enero

  • Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado.
  • Revisar el cumplimiento de las acciones del mes anterior.
  • Revisar el plan y las acciones previstas desde el mes de septiembre.
  • Revisar el contrato y los reglamentos del evento.
  • Contratar servicios: Del Comité Organizador, del recinto, de prestadores de servicios (principalmente el diseño del stand), seguro, etc.
  • Planear campaña de correo directo: Diseñar y ordenar material a ser incluido.
  • Actualizar listas de correo o bases de datos.
  • Planear campaña de email marketing, y redes sociales.
  • Enviar formatos al Comité Organizador, sobre todo si cuenta con una Expo Virtual.
  • Anuncios en medios offline y online: Checar con revistas especializadas, o del sector respecto a cobertura previa, durante o posterior al evento.
  • Diseño del anuncio para la publicación.
  • Desarrollar y/u ordenar cualquier literatura que sea para distribuir en el evento.
  • Revisar todo el presupuesto.

Febrero

  • Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado.
  • Revisar el cumplimiento de las acciones del bimestre anterior.
  • Intensificar las acciones de mercadotecnia con prospectos y clientes. Promoción por correo directo (carta invitación o literatura promocional. Incluye algún elemento promocional del evento). Y también correo electrónico.
  • Inserción de anuncios en la publicación apropiada.
  • Enviar comunicados de prensa a medios y a las publicaciones más importantes anunciando cualquier nuevo producto, programa o servicio que presentará en el evento.
  • Solicita información sobre opciones de patrocinio para algún evento.
  • Nombrar al responsable del stand.
  • Asignar funciones específicas al personal que estará en el stand.
  • Implementar un programa de entrenamiento: ventas, imagen, práctica con equipos, personal externo, idiomas.
  • Enviar información para el Directorio de Expositores, y gafetes.
  • Revisar el presupuesto.
  • Checar estatus de pagos al Comité Organizador y prestadores de servicios.

Marzo

  • Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado.
  • Revisar el cumplimiento de las acciones del mes anterior.
  • Revisar el presupuesto, y controlar las desviaciones.
  • Determinar material que debe llevarse al evento: De oficina, exhibición, obsequios.
  • Redactar un Manual de Funciones del Personal, estableciendo objetivos.
  • Planear acciones con los medios.
  • Envía invitaciones especiales o pases a tus clientes clave, incluyendo una forma de registro de cortesía.
  • Insertar anuncios en publicaciones apropiadas.
  • Contactar al Comité Organizador, si es necesario, para hacer cualquier cambio a la información de tu empresa para el Programa Oficial del Evento.
  • Planea una conferencia de prensa en la exposición.
  • Obtén información sobre el Programa de Conferencias.
  • Obtén información sobre misiones comerciales, visitantes confirmados, autoridades que se prevé acudirán, etc.

Abril

  • Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado.
  • Revisar el cumplimiento de las acciones del mes anterior.
  • Revisar el presupuesto, y controlar las desviaciones.
  • Incluye las postales promocionales (impresas y electrónicas) del Comité Organizador con toda la correspondencia recordándole a tus clientes o prospectos de tu participación.
  • Inserta anuncios en publicaciones apropiadas.
  • Informa a los medios de cualquier evento de prensa o conferencia que tengas planeada.
  • Solicita un pre-montaje del exhibidor.
  • Preparar el embarque para que llegue el primer día de montaje.

Mayo

  • Celebrar la reunión final con el personal involucrado.
  • Revisar el cumplimiento de las acciones del mes anterior.
  • Revisar el presupuesto, y controlar las desviaciones.
  • Montaje del stand lo antes posible (el primer día que lo permita el Comité Organizador).
  • Supervisar o solicitar instalación de servicios adicionales del recinto.
  • Supervisar o solicitar instalación de servicios adicionales de prestadores de servicios, y del recinto.
  • Localizar la ubicación del Centro de Servicios al Expositor, y la oficina del Comité Organizador.
  • Comprobar, lista en mano, que no falte ninguno de los elementos, materiales o servicios solicitados para el stand.
  • Visitar el stand el día previo a la inauguración con todo el personal que estará en el evento, y repasar los objetivos y responsabilidades de cada uno.
  • Dirigir una conferencia de prensa en tu espacio si estas introduciendo algo especial de interés periodístico.
  • Supervisar diariamente (el Líder de la Exposición):
    • Limpieza del stand.
    • Estado de la mercancía y del stand.
    • Control de existencias.
    • Demostraciones y actividades.
    • Funcionamiento de los servicios.
  • Reunión diaria con el personal para intercambio de información, experiencias y comentar incidencias.
  • Obtener información de la competencia: Tomar notas y compararlas con las de la empresa.
  • Prever el pago de servicios y consumos al recinto y al Comité Organizador.

Mayo – Junio

  • Supervisar el desmontaje del stand, y el empaque y embalaje del material y equipos.
  • Coordinar el transporte de éstos.
  • Llevar a cabo una junta, la primera semana posterior al evento, con todo el personal involucrado para analizar y evaluar los resultados.
  • Pedir reportes por escrito a todo el personal que haya participado, evaluando:
    • Fortalezas.
    • Debilidades.
    • Impresión general.
    • Áreas de oportunidad.
  • Iniciar acciones de seguimiento sobre los contactos realizados.
  • Cerrar el presupuesto, y hacer el balance final.
  • Contratar el espacio para la siguiente edición.

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Exposiciones marketplace 3

How far have exhibitions evolved since 2010?

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Atraer potenciales compradores

In the 2nd. edition of my book Mercadotecnia para Exposiciones (August 2010), I broke down 17 trends that were shaping the Exhibition Industry.

How much did these trends influence the evolution of exhibitions to date? What do you think?

Here I share what I wrote almost 12 years ago.

Trends:
 
1. Many “big accounts” don’t need to go to an expo to see what’s new.
2.  Too many smaller, specialized exhibitions: It seems that everyone is producing an exhibition – the manufacturers and distributors themselves (with their famous showrooms), the Government, States and local governments, the same venues, and even the opportunists, which means competition for the event budget.
3. Cloning of a successful exhibition with different dates (on average six months before or after the original) and far from the city where it was presented.
4. Growth of a specific segment or niche from a successful exhibition.
5. Industry consolidation, “compromised” relationships, supply chain changes and re-engineering are examples of structural changes that reduce the potential universe of visitors.
6.  The Internet will continue to revolutionize the processes of communication, search and execution of transactions in real time.
7.  Direct mail and email marketing campaigns will continue to be effective marketing techniques for show promotion.
8.  Call Centers (telemarketing, sales, customer service) will remain an effective tool to make contact and establish relationships between buyers and sellers.
9.  The development and use of databases have turned them into a source of contacts for the development of business strategies.
10.  The explosion in marketing information (including direct marketing tools) will reduce the random search for customers.
11.  Provide information is a selling tool, and has historically been a factor in the decision to attend a trade show. Now, a lot of information can be free accessed thanks to the internet. What new information will be available at the exhibits?
12. Customer Relationship Management (CRM) programs are internally conceived, managed and designed to retain customers. They will not wait, or rely on a trade show.
13.  The supply chain, within its different definitions, also means a close and integrated buyer-seller relationship. Supply chains are managed through advanced computer systems that link the buyer and seller and provide them with ongoing information. Due to this closeness, both are communicating with each other in real time on a continuous basis.
14. High-quality online exhibits supported by advanced multimedia software that will enable full booth tours, electronic product demonstrations, and guided on-screen product tours.
15. Advanced registration systems such as Radio Frequency Identification (RFID) tag badges provide the attendee, the exhibitor and the organizing committee with the information and useful data that each of them requires.
16. Social networks that not only allow you to be connected on the web but also allow you to meet and contact people. Professional exhibitions are attracting visitors: Facebook, Twitter and Linkedin are three examples.
17. “Green” events. Awareness about the preservation of the environment is also involving the exhibitions and their actors: Organizing Committee, exhibitors, venue and service providers. How can everyone participate together so that, in the part that corresponds to each one, the event is eco-friendly?

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Qué tanto han evolucionado las exposiciones desde 2010

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En la segunda edición de mi libro Mercadotecnia para Exposiciones (agosto del 2010), desglosé 17 tendencias que estaban marcando a la Industria de las Exposiciones.

¿Qué tanto influyeron esas tendencias en la evolución de las exposiciones hasta el día de hoy? ¿Qué opinas?

Aquí te comparto lo que escribí hace ya casi 12 años.

Tendencias:
 
1.    Muchas cuentas “grandes” no necesitan ir a una exposición para ver qué hay de nuevo.
2.    Demasiadas exposiciones, más pequeñas, y especializadas: Parece que todo mundo está produciendo una exposición -los propios fabricantes y distribuidores (con sus famosos showrooms), el gobierno federal, estatal y municipal, los mismos recintos, y hasta los oportunistas, lo que significa competencia por el presupuesto de eventos.
3.    Clonación de una exposición exitosa con fechas distintas (en promedio seis meses antes o después del original) y lejos de la ciudad en donde se presentó.
4.    Crecimiento de un segmento o nicho específico de una exposición exitosa.
5.    Consolidación de la Industria, relaciones “comprometidas”, cambios en la Cadena de Suministro y reingenierías son ejemplos de cambios estructurales que reducen el universo potencial de visitantes.
6.    Internet seguirá revolucionado los procesos de comunicación, búsqueda y ejecución de transacciones en tiempo real.
7.    El correo directo y las campañas de e-mail marketing continuarán siendo técnicas efectivas de mercadotecnia para la promoción de las exposiciones.
8.    Los Call Centers (telemarketing, ventas, atención al cliente) se mantendrán como una herramienta efectiva para hacer contacto y establecer relaciones entre compradores y vendedores.
9.    El desarrollo y utilización de las bases de datos las han convertido en una fuente de contactos para el desarrollo de estrategias de negocio.
10.  La explosión en la información de mercadotecnia (incluyendo las herramientas de mercadotecnia directa) reducirán la búsqueda aleatoria de clientes.
11.  Proveer información es una herramienta para la venta, e históricamente ha sido un factor en la decisión de asistir a una exposición. Ahora, mucha información se puede acceder gratis gracias a internet. ¿Qué nueva información estará disponible en las exposiciones?
12.  Los programas de Administración de las Relaciones con los Clientes, CRM (por sus iniciales en Inglés), son internamente concebidos, administrados y diseñados para conservar a los clientes. Estos no esperarán, o confiarán en una exposición.
13.  La cadena de suministro (supply chain), dentro de sus diferentes definiciones, también significa una estrecha e integrada relación comprador-vendedor. Las cadenas de suministro están administradas a través de sistemas avanzados de computación que enlazan al comprador y al vendedor, y les provee información en curso. Debido a esta cercanía, ambos se están comunicando entre ellos en tiempo real sobre una base de continuidad.
14.  Exposiciones en línea de alta calidad apoyadas de avanzados softwares de multimedia que permitirán tours completos del stand, demostraciones electrónicas del producto, y tours guiados del producto en pantalla.
15.  Sistemas avanzados de registro como los gafetes con etiqueta de Identificación por Radio Frecuencia (RFID por sus siglas en Inglés) proveen al asistente, al expositor y al comité organizador de información y datos útiles que cada uno de ellos requiere.
16.  Redes sociales que permiten no solamente estar conectado en la web sino que además dejan conocer y contactar gente. Las exposiciones profesionales están atrayendo visitantes: Facebook, Twitter y Linkedin son tres ejemplos.
17.  Eventos “verdes”. La conciencia sobre la preservación del medio ambiente está involucrando también a las exposiciones y a sus actores: Comité Organizador, expositores, recinto y prestadores de servicios. ¿Cómo pueden participar todos en conjunto para que, en la parte que a cada uno le corresponda, el evento resulte eco-amigable?
 

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