Lidiar con prospectos (potenciales clientes) después de una exposición es abrumador. Una atención con retraso, o deficiente, es igual a un contacto perdido.
Los visitantes presenciales y los participantes virtuales han regresado a sus negocios. El stand físico ha sido desmontado. Y probablemente (dependiendo del Comité Organizador) el stand virtual de tu empresa siga online, en el sitio web oficial del evento.
Ahora ha llegado el momento de darle inmediato seguimiento a todas las nuevas oportunidades de negocio que se generaron durante la exposición.
Y comienza el trabajo.
El seguimiento de los contactos establecidos y la valoración de la información obtenida resultan fundamentales, ya que permiten a la empresa expositora recoger los frutos de su esfuerzo, y cuantificar los KPI’s alcanzados, así como el RSI (Retorno Sobre su Inversión):
- Medición de los resultados (volumen de negocios a futuro);
- Informe de la participación (reporte).
¿Cuántos visitantes has escuchado decir que nunca recibieron la información que pidieron?
Aprovecha el tiempo, y contacta a los prospectos mientras tu empresa aún está fresca en su memoria. Envía agradecimientos por su visita a tu stand.
Seguimiento a contactos después de la exposición
No esperes ni un día para hacer el seguimiento a los contactos que obtuviste durante tu participación en la exposición. La respuesta debe ser inmediata para tener efectividad, ya que de no hacerlo, es como tirar el dinero a la basura:
- Envía un comunicado de agradecimiento personalizado a quienes visitaron tu stand, explotando la base de datos que se haya generado.
- Reúne a todo el staff que participó en el stand físico y virtual, y analicen en conjunto los aciertos y errores que se produjeron durante el evento, y fomenta las propuestas.
- Estudia junto con el Líder de la Exposición los resultados preliminares, para evaluar posibles cursos de acción sobre políticas o estrategias comerciales a seguir.
- Clasifica a tus contactos por potencial de negocio o por información requerida.
- Elabora una estrategia para aprovechar todos los contactos realizados durante el evento.
- Solicita información sobre otros visitantes físicos y participantes virtuales al Comité Organizador.
- Elabora una memoria del evento que incluya fotografías, video, y un resumen ejecutivo.
- Registra en un CRM (de preferencia) la bitácora de visitas (sobre todo de los VIP’s).
- Envía al Comité Organizador el Cuestionario de Evaluación (si es que lo hay) o tus comentarios sobre las fortalezas y debilidades observadas, y los posibles cursos de acción para mantener o potenciar el evento.
- Solicita todas las comprobaciones de pagos y gastos generados para el evento para así cerrar el presupuesto y tener oportunidad de analizar desviaciones y las causas por las que se hayan producido.
- Reserva tu stand para la siguiente edición.
Trata de implementar una logística en la cual los datos recabados durante el evento sean enviados a tu oficina, y que de ahí se haga el envío de información requerida a los contactos con alto potencial ya sea por correo electrónico, llamada telefónica, o mensajería tipo SMS. Los prospectos con menor potencial de negocios podrán ser contactados posteriormente conforme al tiempo, tus recursos o a las metas de mercadotecnia.
CRM, y la mercadotecnia en exposiciones
El éxito de una empresa en cualquier negocio, incluyendo el participar en una exposición, depende actualmente del entendimiento profundo sobre las necesidades del prospecto-cliente (customer journey), y de responder a estas a través de estrategias sencillas y viables como un factor clave para conservar su lealtad, y al mismo tiempo incrementar las utilidades.
Adiciona a tu CRM (como Efficy) los contactos generados en la exposición.
La Administración de Relaciones con el Cliente (CRM por sus siglas en Inglés) es un enfoque valioso para todas las empresas de cualquier tamaño que permite centrar la atención en el cliente para interactuar más efectivamente con él, identificar su importancia, retenerlo en la organización y evitar que se vaya con la competencia.
Se trata de convertirse en una compañía con enfoque al cliente. Las exposiciones coadyuvan en esta actividad al desarrollar concentradamente relaciones individuales y personalizadas con prospectos-clientes.
Las relaciones de hoy requieren más puntos de encuentro e interacción (touch points) por lo que es importante implementar un programa para acercarse a los prospectos y a los clientes en cualquier puesto de contacto incluyendo las exposiciones, proporcionando altos niveles de servicio personalizado.
Metas fundamentales
- Acercarse a estos prospectos-clientes en cada interacción y en cualquier puesto de contacto, incluyendo las exposiciones profesionales.
- Construir relaciones rentables de largo plazo con los prospectos y clientes más importantes.
- Maximizar la participación de la empresa en la cartera del consumidor.
Por último, estas son algunas preguntas que se tienen que responder:
- ¿Cuáles son nuestros clientes más importantes?
- ¿Podemos identificar los prospectos con mayor potencial?
- ¿Entendemos el comportamiento de cada uno de ellos?
- ¿Cuál es la experiencia de compra que la compañía produce?
- ¿Nuestra propuesta para el evento se ajusta a las necesidades de los visitantes físicos, y participantes virtuales?
- ¿Tenemos interacción con el visitante de alguna forma?
- ¿Cómo podemos construir con él relaciones más productivas?
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