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Las Exposiciones B2B como Estrategia de Penetración del Mercado

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Profundizar en un mercado puede impulsar el crecimiento de tu negocio, y aumentar las ventas.

Supongamos que tu mercado está compuesto por un universo de 100 compradores, de los cuales 27 ya poseen tu producto. Esto significa que tu penetración en ese mercado es del 27%. El 73% restante quizás lo probó en algún momento, tal vez escuchó hablar de él, o de plano no lo conoce, ni tiene idea de tu marca o empresa.

Para alcanzar ese 73% de potencial de mercado, necesitas implementar una serie de estrategias para aumentar tu penetración en ese mercado para ganar participación en el mismo frente a la competencia.

Aquí es donde las exposiciones B2B se convierten en la herramienta perfecta del marketing mix para que tu negocio incremente su participación en un mercado especifico a través de una estrategia de penetración que impulse las ventas.

Las exposiciones B2B permiten:

  • Interactuar con el potencial de mercado, al conectar directamente con compradores potenciales, conocer sus necesidades y presentarles tu producto de manera personal.
  • Mayor exposición del producto al aumentar su visibilidad, permitiendo que más potenciales clientes lo conozcan, y consideren su adquisición.
  • Comunicar el valor, porque las ferias y expos son LA PLATAFORMA física, presencial y directa para demostrar las ventajas y beneficios de tu producto frente al de la competencia.
  • Crecimiento continuo al mantener tu marca en la mente de los compradores actuales y potenciales, y establecer relaciones duraderas y significativas.

La participación de mercado puede tener un gran impacto en la reputación, la competitividad y el crecimiento de tu empresa. Por eso, es importante centrarse en la penetración general del mercado, así como en la satisfacción de los clientes individuales.

*Imagen creada con ChatGPT. Su descripción:

Una imagen que represente una exposición B2B enfocada en la penetración del mercado. La imagen debe mostrar un moderno salón de exposiciones con varios stands de empresas, cada uno mostrando productos tecnológicos y de innovación. Hay asistentes empresariales interactuando con los expositores, haciendo preguntas y tomando notas. Algunos stands tienen pantallas digitales mostrando presentaciones de productos. El ambiente debe ser profesional y dinámico, con un fondo limpio y colores corporativos predominantes como azul y blanco.

Maximiza tus Ventas en Exposiciones B2B con un Plan Marketing Efectivo

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Con un plan de marketing sólido y una ejecución estratégica, puedes convertir tu presencia en ferias y exposiciones B2B en una poderosa herramienta para impulsar las ventas, y hacer crecer tu negocio.

Las exposiciones y ferias B2B son una plataforma invaluable para las empresas que buscan impulsar sus ventas y expandir su red de contactos. Sin embargo, el éxito en estos eventos no ocurre por casualidad. Requiere una cuidadosa planificación, planteamiento de objetivos SMART, y ejecución de estrategias de marketing.

Estas son algunas estrategias probadas por #eventprofs, #meetingprofs y #EventMarketers para asegurar que tu presencia en una exposición se traduzca en un aumento significativo en las ventas:

1. Contenido Impactante en Redes Sociales y Medios Digitales:

Antes y durante la exposición, asegúrate de crear y compartir contenido atractivo en tus redes sociales y otros canales digitales relevantes. Esto puede incluir anuncios, publicaciones de blog, videos y fotos que generen anticipación y emoción entre tu audiencia objetivo.

2. Colaboraciones Estratégicas:

Aprovecha la oportunidad de colaborar con influencers, patrocinadores y medios de comunicación relevantes para aumentar la visibilidad de tu marca antes y durante la exposición. Las asociaciones con personas influyentes en tu industria pueden ayudar a amplificar tu mensaje y atraer la atención de clientes potenciales clave.

3. Invitaciones Personalizadas y Materiales Promocionales:

Envía invitaciones personalizadas y materiales promocionales a tus clientes actuales, prospectos y contactos profesionales destacados. Ofrece incentivos exclusivos, como descuentos especiales o regalos, para alentar la asistencia a tu stand durante la exposición.

4. Ofertas Especiales y Promociones Atractivas:

Captura la atención de los asistentes ofreciendo ofertas especiales y promociones exclusivas durante la exposición. Estas pueden incluir descuentos por tiempo limitado, paquetes de productos o servicios, u obsequios por compras.

5. Actividades Complementarias:

Organiza actividades complementarias en tu stand, como demostraciones de productos, sesiones de capacitación o charlas informativas. Estas actividades no solo atraerán a los visitantes, sino que también les brindarán una experiencia más completa y memorable.

6. Atención al Cliente de Calidad:

Asegúrate de tener un equipo de atención al cliente capacitado y con disposición durante toda la exposición. Brinda información detallada sobre tus productos o servicios, responde preguntas y ofrece asistencia personalizada para ayudar a los visitantes a tomar decisiones de compra informadas.

7. Evaluación y Mejora Continua:

Después de la exposición, evalúa el éxito de tus esfuerzos de marketing y participación en el evento. Analiza métricas como el número de leads generados, las ventas cerradas y el retorno de la inversión (ROI) para identificar áreas de mejora y ajustar tu estrategia para futuras exposiciones.

¡Prepárate para destacarte en tu próxima feria o exposición, y llevar tu negocio al siguiente nivel!

Encuentra más estrategias y consejos prácticos sobre cómo obtener el máximo beneficio de participar en ferias y exposiciones en el libro Mercadotecnia para Exposiciones, ahora en versión e-book.

Exposiciones 2025: Estrategias para una Participación Exitosa

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Hoy en día, tanto empresarios como emprendedores saben que la clave del éxito comercial radica en un buen marketing plan. Pero, en la era digital… ¿Debería esta planeación centrarse solamente en estrategias online? ¿O también integrar estrategias offline en el marketing mix?

Antes de responder, considera esto: Una de las mentiras más comunes en el ambiente comercial es “todo lo que necesitas es marketing digital”. La otra es “esto no te va a doler”.

Si tu respuesta a la segunda pregunta es positiva, entonces incluir exposiciones en tu plan de marketing 2025 es esencial.

Con base en el reporte 2024 Event Marketing Statistics, Trends and Data de Bizzabo, el 80% de los asistentes los consideran como la mejor oportunidad para conocer nuevos productos y servicios mientras que el 82% prefieren los eventos presenciales por las conexiones persona-a-persona. Mientras que el 80.4% de los comités organizadores identifican a los eventos presenciales como el canal de marketing con mayor impacto.

Al participar en una exposición (ya sea nacional o internacional) es fundamental contar con un plan alineado al objetivo general de tu empresa o negocio, que incluya una sólida estrategia de marketing. Este plan debe centrarse en generar demanda y guiar a los clientes potenciales a través de un proceso: desde la atracción de su atención e interés, hasta la consideración y la potencial compra.

Las estrategias de participación en el evento definen el camino a seguir para alcanzar los KPI’s establecidos. Esto comienza desde la fase previa al evento (alrededor de 6 meses antes), continúa durante el evento y se extiende al periodo post-evento, donde se da seguimiento a los leads generados para concretar ventas.

Estas estrategias también especifican cómo diferenciarse de la competencia, captar la atención del público objetivo, posicionar tu producto o servicio, y motivar a los clientes a conocerlo, probarlo y, finalmente, adquirirlo.

¡No dejes nada al azar! Accede a más estratégias y tips descargando en Kindle el eBook Mercadotecnia para Exposiciones para que tú y tu staff obtengan el máximo beneficio de participar en una exposición.

Seis Verdades sobre el Diseño de Estrategias Innovadoras para Eventos

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La Fundación PCMA, Marriott International y la Corporate Event Marketing Association (CEMA, por sus siglas en Inglés) colaboraron en un reporte para crear los «Principios Rectores en el Diseño dE Experiencias: Seis Verdades para Estrategias Innovadoras para Eventos». Una guía para generar un sentido de pertenencia, conexiones más sólidas y un aprendizaje más profundo entre los participantes, durante los próximos años.

El concepto de trabajo vía remota se ha vuelto anticuado, reemplazado por ideas sobre pertenencia, compromiso y conexión. Es el resultado deseado del regreso a las interacciones cara-a-cara, la colaboración efectiva, el intercambio de conocimientos y experiencias, y la construcción de relaciones interpersonales entre los participantes.

Aquí el resumen:

Verdad 1: Explorando Identidades.

Las personas quieren comprender su singularidad individual, pero también buscan “encontrar a su gente”. Esto es fundamental para formar parte de comunidades especializadas. El papel del diseñador de eventos es reinventar la creación de redes afines, y crear un entorno en el que las personas se sientan lo suficientemente abiertas como para ampliar sus mentes y participar plenamente.

Verdad 2: Elección de la Arquitectura

La pregunta para los diseñadores de experiencias: ¿ Cómo diseñar experiencias que permitan a los asistentes establecer conexiones significativas?

Para desarrollar la experiencia de los asistentes, los estrategas de eventos deben comprender los problemas que están resolviendo desde la perspectiva de la audiencia. Preguntar a la audiencia por qué vienen al evento.

Verdad 3: Diseñar para pertenecer.

Un sentido de pertenencia para los asistentes debe ser una misión central para las experiencias que crean los estrategas de eventos. Cuando todos los asistentes puedan sentirse incluidos por lo que son, su participación en el evento será más positiva e impactante. Los estrategas de eventos deben diseñar eventos para la inclusión, considerando diferentes habilidades de aprendizaje, habilidades sociales y otros elementos que se adapten a la diversidad.

Verdad 4: El Valor de los Valores.

El público busca experiencias que brinden valor más allá de la inversión, priorizando elementos como la sostenibilidad, la inclusión, el compromiso con la comunidad, el tiempo y la singularidad. Las propuestas de valor distintas y únicas para eventos continúan siendo cruciales para satisfacer las necesidades de la audiencia. Para los conscientes del tiempo, la experiencia virtual/híbrida seguirá siendo esencial para conectarse con sus comunidades dondequiera que estén.

Verdad 5: Datos Emocionales.

Las herramientas de segmentación de audiencia utilizan la personalización para crear diálogo y fomentar el intercambio de preferencias entre los asistentes. Cuando se utilizan antes del evento como vehículo para el diseño de experiencias, estas herramientas pueden demostrar cómo se han utilizado los datos demográficos para crear mejores experiencias para la audiencia.

Verdad 6: El Poder de Juego:

El proceso de jugar con algo, desarmarlo y volverlo a armar, crea oportunidades para la creación de ideas y la colaboración. Además, fomenta el bienestar, la creatividad y la productividad. Los desarrollos en IA están abriendo nuevas vías para experimentar, y jugar con ella y otras tecnologías en evolución puede facilitar la conexión de los asistentes. Los diseñadores de eventos pueden querer crear espacios donde el juego sea lo primero que celebren las pruebas y la experimentación para ayudar a las audiencias a comprender mejor las nuevas ideas y crear vínculos personales.

Descarga el Reporte aqui.

5 Tendencias 2023 en Exposiciones B2B, según ChatGPT

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ChatGPT es un sistema de chat basado en el modelo de lenguaje por Inteligencia Artificial (AI, por sus siglas en Inglés), entrenado con grandes cantidades de texto para realizar tareas relacionadas con el lenguaje, desde la traducción hasta la generación de texto.

Aquí las 5 Tendencias, con base a este sistema:

  • Virtualización e híbridas. – La pandemia ha acelerado la adopción de exposiciones virtuales e híbridas, que combinan elementos en línea, y en persona.
  • Interactividad, y experiencias inmersivas. – Los visitantes buscan experiencias más interactivas y emocionantes en las exposiciones, como realidad virtual y aumentada, juegos y demostraciones en vivo.
  • Datos y análisis. – Las empresas utilizarán cada vez más la data y análisis para mejorar la eficacia de sus participaciones en exposiciones, y para entender mejor a su audiencia.
  • Sostenibilidad y responsabilidad social.- Las empresas estarán cada vez más comprometidas con la sostenibilidad y la responsabilidad social, lo que se reflejará en la forma en que se desarrollan, y llevan a cabo las exposiciones.
  • Conectividad y colaboración. – Las exposiciones se utilizarán como una plataforma para conectar y colaborar con otros profesionales en las respectivas industrias.

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4 Gaps in CX that your Competitors may be taking Advantage Of.

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You will agree that the client is a buyer or consumer, whose favorable behavior towards your business is due to the positive experiences they get. And his/her life cycle will be as long as their needs and desires continue to match the type of products and level of service that your company provides.

How well do you know those needs and desires? Do the products you offer them cover or satisfy them? Are those really oriented to them?

With generational changes, it is likely that there are gaps between what you are offering, and the customer experience:

1.       Differences between customer expectations, and what your business perceives as their needs and desires.
2.       Differences between customer expectations, and the transfer those to product or service specs.
3.       Differences between the product offered (or the service to be provided), and the communication (offline and online) towards your client.
4.       Differences between the specifications of the product or service provided, and the customer experience.

Therefore, the value of knowing the needs and desires of the customers better than the competitors will always make the difference.

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Cropped shot of a young store owner handing a parcel to a customer over the counter

Calendario Guía para Participar en una Exposición

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Ejecutar un productivo y rentable Plan Marketing para una exposición requiere de tiempo.

Esta propuesta de Calendario, que abarca nueve meses, no cubre todo el escenario de la exposición, pero te proporcionará algunas sugerencias para la elaboración del tuyo. Se ha tomado como ejemplo el evento ExpoPublicitas, organizado por Armexpo, y que se lleva a cabo en el mes de mayo, en la Ciudad de México.

Septiembre

  • Comunicar la decisión de participar al área comercial:
    • Nombre del evento.-
    • Lugar y nombre del recinto.-
    • Número de stand.-
    • Fechas y horarios de montaje.-
    • Fechas y horarios del evento.-
    • Fechas y horarios de desmontaje.-
  • Elaborar el Plan Marketing para la exposición, y el presupuesto respectivo.
  • Confirmar el espacio de exhibición por escrito con el Comité Organizador.
  • Clarificar las actividades de mercadotecnia, ventas y relaciones públicas previas, durante y posteriores al evento.
  • Asignar el equipo involucrado en el evento.
  • Celebrar la 1ª. junta para definir los objetivos de participación (SMART):
    • Específicos.
    • Medibles.
    • Alcanzables.
    • Reales.
    • Tiempos (de inicio y cierre).
  • Proponer los productos, equipos y servicios a exponer.

Octubre

  • Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado.
  • Revisar el cumplimiento de las acciones del mes anterior.
  • Revisar el presupuesto.
  • Decidir sobre el material de promoción necesario para el evento.
  • Prever gastos de hospedaje y transportación, y hacer las reservaciones respectivas.
  • Contactar a los prestadores de servicios y establecer programa de trabajo.
    • Diseño y construcción del stand.
    • Recinto (colganteo, drenaje,etc.)
    • Agencia aduanal.
    • Agencia de publicidad, creativa, relaciones públicas.
    • Seguridad.

Noviembre

  • Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado.
  • Revisar el cumplimiento de las acciones del mes anterior.
  • Diseñar la campaña de promoción: objetivos, y pauta offline y online.
  • Iniciar la campaña de información a clientes y medios.
  • Coordinar con el Comité Organizador acciones de promoción nacional, internacional, etc.
  • Solicitar el material de promoción a distribuir durante el evento.
  • Prever y organizar las labores de logística y transportación.
  • Definir el montaje y merchandising del stand.
  • Revisar el presupuesto.

Diciembre – Enero

  • Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado.
  • Revisar el cumplimiento de las acciones del mes anterior.
  • Revisar el plan y las acciones previstas desde el mes de septiembre.
  • Revisar el contrato y los reglamentos del evento.
  • Contratar servicios: Del Comité Organizador, del recinto, de prestadores de servicios (principalmente el diseño del stand), seguro, etc.
  • Planear campaña de correo directo: Diseñar y ordenar material a ser incluido.
  • Actualizar listas de correo o bases de datos.
  • Planear campaña de email marketing, y redes sociales.
  • Enviar formatos al Comité Organizador, sobre todo si cuenta con una Expo Virtual.
  • Anuncios en medios offline y online: Checar con revistas especializadas, o del sector respecto a cobertura previa, durante o posterior al evento.
  • Diseño del anuncio para la publicación.
  • Desarrollar y/u ordenar cualquier literatura que sea para distribuir en el evento.
  • Revisar todo el presupuesto.

Febrero

  • Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado.
  • Revisar el cumplimiento de las acciones del bimestre anterior.
  • Intensificar las acciones de mercadotecnia con prospectos y clientes. Promoción por correo directo (carta invitación o literatura promocional. Incluye algún elemento promocional del evento). Y también correo electrónico.
  • Inserción de anuncios en la publicación apropiada.
  • Enviar comunicados de prensa a medios y a las publicaciones más importantes anunciando cualquier nuevo producto, programa o servicio que presentará en el evento.
  • Solicita información sobre opciones de patrocinio para algún evento.
  • Nombrar al responsable del stand.
  • Asignar funciones específicas al personal que estará en el stand.
  • Implementar un programa de entrenamiento: ventas, imagen, práctica con equipos, personal externo, idiomas.
  • Enviar información para el Directorio de Expositores, y gafetes.
  • Revisar el presupuesto.
  • Checar estatus de pagos al Comité Organizador y prestadores de servicios.

Marzo

  • Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado.
  • Revisar el cumplimiento de las acciones del mes anterior.
  • Revisar el presupuesto, y controlar las desviaciones.
  • Determinar material que debe llevarse al evento: De oficina, exhibición, obsequios.
  • Redactar un Manual de Funciones del Personal, estableciendo objetivos.
  • Planear acciones con los medios.
  • Envía invitaciones especiales o pases a tus clientes clave, incluyendo una forma de registro de cortesía.
  • Insertar anuncios en publicaciones apropiadas.
  • Contactar al Comité Organizador, si es necesario, para hacer cualquier cambio a la información de tu empresa para el Programa Oficial del Evento.
  • Planea una conferencia de prensa en la exposición.
  • Obtén información sobre el Programa de Conferencias.
  • Obtén información sobre misiones comerciales, visitantes confirmados, autoridades que se prevé acudirán, etc.

Abril

  • Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado.
  • Revisar el cumplimiento de las acciones del mes anterior.
  • Revisar el presupuesto, y controlar las desviaciones.
  • Incluye las postales promocionales (impresas y electrónicas) del Comité Organizador con toda la correspondencia recordándole a tus clientes o prospectos de tu participación.
  • Inserta anuncios en publicaciones apropiadas.
  • Informa a los medios de cualquier evento de prensa o conferencia que tengas planeada.
  • Solicita un pre-montaje del exhibidor.
  • Preparar el embarque para que llegue el primer día de montaje.

Mayo

  • Celebrar la reunión final con el personal involucrado.
  • Revisar el cumplimiento de las acciones del mes anterior.
  • Revisar el presupuesto, y controlar las desviaciones.
  • Montaje del stand lo antes posible (el primer día que lo permita el Comité Organizador).
  • Supervisar o solicitar instalación de servicios adicionales del recinto.
  • Supervisar o solicitar instalación de servicios adicionales de prestadores de servicios, y del recinto.
  • Localizar la ubicación del Centro de Servicios al Expositor, y la oficina del Comité Organizador.
  • Comprobar, lista en mano, que no falte ninguno de los elementos, materiales o servicios solicitados para el stand.
  • Visitar el stand el día previo a la inauguración con todo el personal que estará en el evento, y repasar los objetivos y responsabilidades de cada uno.
  • Dirigir una conferencia de prensa en tu espacio si estas introduciendo algo especial de interés periodístico.
  • Supervisar diariamente (el Líder de la Exposición):
    • Limpieza del stand.
    • Estado de la mercancía y del stand.
    • Control de existencias.
    • Demostraciones y actividades.
    • Funcionamiento de los servicios.
  • Reunión diaria con el personal para intercambio de información, experiencias y comentar incidencias.
  • Obtener información de la competencia: Tomar notas y compararlas con las de la empresa.
  • Prever el pago de servicios y consumos al recinto y al Comité Organizador.

Mayo – Junio

  • Supervisar el desmontaje del stand, y el empaque y embalaje del material y equipos.
  • Coordinar el transporte de éstos.
  • Llevar a cabo una junta, la primera semana posterior al evento, con todo el personal involucrado para analizar y evaluar los resultados.
  • Pedir reportes por escrito a todo el personal que haya participado, evaluando:
    • Fortalezas.
    • Debilidades.
    • Impresión general.
    • Áreas de oportunidad.
  • Iniciar acciones de seguimiento sobre los contactos realizados.
  • Cerrar el presupuesto, y hacer el balance final.
  • Contratar el espacio para la siguiente edición.

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Exposiciones marketplace 3

How far have exhibitions evolved since 2010?

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Atraer potenciales compradores

In the 2nd. edition of my book Mercadotecnia para Exposiciones (August 2010), I broke down 17 trends that were shaping the Exhibition Industry.

How much did these trends influence the evolution of exhibitions to date? What do you think?

Here I share what I wrote almost 12 years ago.

Trends:
 
1. Many “big accounts” don’t need to go to an expo to see what’s new.
2.  Too many smaller, specialized exhibitions: It seems that everyone is producing an exhibition – the manufacturers and distributors themselves (with their famous showrooms), the Government, States and local governments, the same venues, and even the opportunists, which means competition for the event budget.
3. Cloning of a successful exhibition with different dates (on average six months before or after the original) and far from the city where it was presented.
4. Growth of a specific segment or niche from a successful exhibition.
5. Industry consolidation, “compromised” relationships, supply chain changes and re-engineering are examples of structural changes that reduce the potential universe of visitors.
6.  The Internet will continue to revolutionize the processes of communication, search and execution of transactions in real time.
7.  Direct mail and email marketing campaigns will continue to be effective marketing techniques for show promotion.
8.  Call Centers (telemarketing, sales, customer service) will remain an effective tool to make contact and establish relationships between buyers and sellers.
9.  The development and use of databases have turned them into a source of contacts for the development of business strategies.
10.  The explosion in marketing information (including direct marketing tools) will reduce the random search for customers.
11.  Provide information is a selling tool, and has historically been a factor in the decision to attend a trade show. Now, a lot of information can be free accessed thanks to the internet. What new information will be available at the exhibits?
12. Customer Relationship Management (CRM) programs are internally conceived, managed and designed to retain customers. They will not wait, or rely on a trade show.
13.  The supply chain, within its different definitions, also means a close and integrated buyer-seller relationship. Supply chains are managed through advanced computer systems that link the buyer and seller and provide them with ongoing information. Due to this closeness, both are communicating with each other in real time on a continuous basis.
14. High-quality online exhibits supported by advanced multimedia software that will enable full booth tours, electronic product demonstrations, and guided on-screen product tours.
15. Advanced registration systems such as Radio Frequency Identification (RFID) tag badges provide the attendee, the exhibitor and the organizing committee with the information and useful data that each of them requires.
16. Social networks that not only allow you to be connected on the web but also allow you to meet and contact people. Professional exhibitions are attracting visitors: Facebook, Twitter and Linkedin are three examples.
17. “Green” events. Awareness about the preservation of the environment is also involving the exhibitions and their actors: Organizing Committee, exhibitors, venue and service providers. How can everyone participate together so that, in the part that corresponds to each one, the event is eco-friendly?

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Qué tanto han evolucionado las exposiciones desde 2010

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En la segunda edición de mi libro Mercadotecnia para Exposiciones (agosto del 2010), desglosé 17 tendencias que estaban marcando a la Industria de las Exposiciones.

¿Qué tanto influyeron esas tendencias en la evolución de las exposiciones hasta el día de hoy? ¿Qué opinas?

Aquí te comparto lo que escribí hace ya casi 12 años.

Tendencias:
 
1.    Muchas cuentas “grandes” no necesitan ir a una exposición para ver qué hay de nuevo.
2.    Demasiadas exposiciones, más pequeñas, y especializadas: Parece que todo mundo está produciendo una exposición -los propios fabricantes y distribuidores (con sus famosos showrooms), el gobierno federal, estatal y municipal, los mismos recintos, y hasta los oportunistas, lo que significa competencia por el presupuesto de eventos.
3.    Clonación de una exposición exitosa con fechas distintas (en promedio seis meses antes o después del original) y lejos de la ciudad en donde se presentó.
4.    Crecimiento de un segmento o nicho específico de una exposición exitosa.
5.    Consolidación de la Industria, relaciones “comprometidas”, cambios en la Cadena de Suministro y reingenierías son ejemplos de cambios estructurales que reducen el universo potencial de visitantes.
6.    Internet seguirá revolucionado los procesos de comunicación, búsqueda y ejecución de transacciones en tiempo real.
7.    El correo directo y las campañas de e-mail marketing continuarán siendo técnicas efectivas de mercadotecnia para la promoción de las exposiciones.
8.    Los Call Centers (telemarketing, ventas, atención al cliente) se mantendrán como una herramienta efectiva para hacer contacto y establecer relaciones entre compradores y vendedores.
9.    El desarrollo y utilización de las bases de datos las han convertido en una fuente de contactos para el desarrollo de estrategias de negocio.
10.  La explosión en la información de mercadotecnia (incluyendo las herramientas de mercadotecnia directa) reducirán la búsqueda aleatoria de clientes.
11.  Proveer información es una herramienta para la venta, e históricamente ha sido un factor en la decisión de asistir a una exposición. Ahora, mucha información se puede acceder gratis gracias a internet. ¿Qué nueva información estará disponible en las exposiciones?
12.  Los programas de Administración de las Relaciones con los Clientes, CRM (por sus iniciales en Inglés), son internamente concebidos, administrados y diseñados para conservar a los clientes. Estos no esperarán, o confiarán en una exposición.
13.  La cadena de suministro (supply chain), dentro de sus diferentes definiciones, también significa una estrecha e integrada relación comprador-vendedor. Las cadenas de suministro están administradas a través de sistemas avanzados de computación que enlazan al comprador y al vendedor, y les provee información en curso. Debido a esta cercanía, ambos se están comunicando entre ellos en tiempo real sobre una base de continuidad.
14.  Exposiciones en línea de alta calidad apoyadas de avanzados softwares de multimedia que permitirán tours completos del stand, demostraciones electrónicas del producto, y tours guiados del producto en pantalla.
15.  Sistemas avanzados de registro como los gafetes con etiqueta de Identificación por Radio Frecuencia (RFID por sus siglas en Inglés) proveen al asistente, al expositor y al comité organizador de información y datos útiles que cada uno de ellos requiere.
16.  Redes sociales que permiten no solamente estar conectado en la web sino que además dejan conocer y contactar gente. Las exposiciones profesionales están atrayendo visitantes: Facebook, Twitter y Linkedin son tres ejemplos.
17.  Eventos “verdes”. La conciencia sobre la preservación del medio ambiente está involucrando también a las exposiciones y a sus actores: Comité Organizador, expositores, recinto y prestadores de servicios. ¿Cómo pueden participar todos en conjunto para que, en la parte que a cada uno le corresponda, el evento resulte eco-amigable?
 

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Three Actions to Qualify Prospects in the Exhibition

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Evaluating and qualifying potential prospects requires experience and skills of your sales staff, since the ideal result should be to convert them into clients… And into sales.

Normally, the Organizing Committees of trade shows highlight the buying visitors with a special colored or distinctive badge, unlike the rest of the attendees. However, your booth staff cannot be trusted that only the bearers of this special badge are potential prospects.

For most exhibiting companies (like yours), the real product of an expo is potential customers, and the ROI (Return On Investment) is linked to these. However, research within the Exhibition Industry reveals that between 80% and 87% of the leads generated at an exhibition never receive an effective follow-up. This is a huge problem costing exhibitors hundreds of millions of dollars in unrealized business opportunities. But it represents a great opportunity for exhibitors who do follow up.

And the truth is that having a normal conversation with 15 prospects walking in front of the booth per minute during the peak hours of the event is impossible. And since you can’t talk with everyone, it’s important to implement three actions with your booth staff that allow them to manage the qualification process more efficiently to:

  1. Define who is, and who is not, a prospect:
    • He/She has a specific need or problem that your business can cover or solve.
    • He/She has decision-making power. Or at least, that can influence on it.
    • He/She has economic capability (a defined budget).
  2. Poll with key questions, starting (for example) with the need or problem he/she have.
  3. Select only those who have the greatest potential to become customers.

Remember, you are “racing against the clock”. For the potential buyer, you have 30 seconds to catch he/her attention.

Atraer potenciales compradores

Every attendee is different

Part of the visitors that you will see this year will be different from the last exhibition. Their needs may change, their ages the same, the gender composition, their preferences, there will be greater diversity, etc. The only thing you may count on is the fact that change is a constant.

Modify your objectives to take advantage of this changing niche, and adapt to the market, and to the (already overused word) new normality.

Recommendations:

  • Most events offer a handset code reader system (barcode, two-dimensional code, or QR). Make sure you to use it, even if it has extra cost.
  • As soon as possible, upload the potential buyer’s data to your CRM.
  • Event apps (such as Swapcard) are also an excellent way to obtain data from attendees, but mainly from potential buyers. Upload all your company information.

And… What many try to avoid, but is the most important thing in the process of converting from prospect to customers… THE REPORT. If your company uses a CRM system, with the data generated and entered, you can monitor the conversion progress.

If not, you need to create a method. For example, enter potential customers into an Excel sheet (that’s right, the «old fashioned»), and from there the sales team follows up.

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