Ejecutar un productivo y rentable Plan Marketing para una exposición requiere de tiempo.

Esta propuesta de Calendario, que abarca nueve meses, no cubre todo el escenario de la exposición, pero te proporcionará algunas sugerencias para la elaboración del tuyo. Se ha tomado como ejemplo el evento ExpoPublicitas, organizado por Armexpo, y que se lleva a cabo en el mes de mayo, en la Ciudad de México.

Septiembre

• Comunicar la decisión de participar al área comercial:
  • Nombre del evento.-
  • Lugar y nombre del recinto.-
  • Número de stand.-
  • Fechas y horarios de montaje.-
  • Fechas y horarios del evento.-
  • Fechas y horarios de desmontaje.-
• Elaborar el Plan Marketing para la exposición, y el presupuesto respectivo.
• Confirmar el espacio de exhibición por escrito con el Comité Organizador.
• Clarificar las actividades de mercadotecnia, ventas y relaciones públicas previas, durante y posteriores al evento.
• Asignar el equipo involucrado en el evento.
• Celebrar la 1ª. junta para definir los objetivos de participación (SMART):
  • Específicos.
  • Medibles.
  • Alcanzables.
  • Reales.
  • Tiempos (de inicio y cierre).
• Proponer los productos, equipos y servicios a exponer.

Octubre

• Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado.
• Revisar el cumplimiento de las acciones del mes anterior.
• Revisar el presupuesto.
• Decidir sobre el material de promoción necesario para el evento.
• Prever gastos de hospedaje y transportación, y hacer las reservaciones respectivas.
• Contactar a los prestadores de servicios y establecer programa de trabajo.
  • Diseño y construcción del stand.
  • Recinto (colganteo, drenaje,etc.)
  • Agencia aduanal.
  • Agencia de publicidad, creativa, relaciones públicas.
  • Seguridad.

Noviembre

• Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado.
• Revisar el cumplimiento de las acciones del mes anterior.
• Diseñar la campaña de promoción: objetivos, y pauta offline y online.
• Iniciar la campaña de información a clientes y medios.
• Coordinar con el Comité Organizador acciones de promoción nacional, internacional, etc.
• Solicitar el material de promoción a distribuir durante el evento.
• Prever y organizar las labores de logística y transportación.
• Definir el montaje y merchandising del stand.
• Revisar el presupuesto.

Diciembre – Enero

• Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado.
• Revisar el cumplimiento de las acciones del mes anterior.
• Revisar el plan y las acciones previstas desde el mes de septiembre.
• Revisar el contrato y los reglamentos del evento.
• Contratar servicios: Del Comité Organizador, del recinto, de prestadores de servicios (principalmente el diseño del stand), seguro, etc.
• Planear campaña de correo directo: Diseñar y ordenar material a ser incluido.
• Actualizar listas de correo o bases de datos.
• Planear campaña de email marketing, y redes sociales.
• Enviar formatos al Comité Organizador, sobre todo si cuenta con una Expo Virtual.
• Anuncios en medios offline y online: Checar con revistas especializadas, o del sector respecto a cobertura previa, durante o posterior al evento.
• Diseño del anuncio para la publicación.
• Desarrollar y/u ordenar cualquier literatura que sea para distribuir en el evento.
• Revisar todo el presupuesto.

Febrero

• Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado.
• Revisar el cumplimiento de las acciones del bimestre anterior.
• Intensificar las acciones de mercadotecnia con prospectos y clientes. Promoción por correo directo (carta invitación o literatura promocional. Incluye algún elemento promocional del evento). Y también correo electrónico.
• Inserción de anuncios en la publicación apropiada.
• Enviar comunicados de prensa a medios y a las publicaciones más importantes anunciando cualquier nuevo producto, programa o servicio que presentará en el evento.
• Solicita información sobre opciones de patrocinio para algún evento.
• Nombrar al responsable del stand.
• Asignar funciones específicas al personal que estará en el stand.
• Implementar un programa de entrenamiento: ventas, imagen, práctica con equipos, personal externo, idiomas.
• Enviar información para el Directorio de Expositores, y gafetes.
• Revisar el presupuesto.
• Checar estatus de pagos al Comité Organizador y prestadores de servicios.

Marzo

• Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado.
• Revisar el cumplimiento de las acciones del mes anterior.
• Revisar el presupuesto, y controlar las desviaciones.
• Determinar material que debe llevarse al evento: De oficina, exhibición, obsequios.
• Redactar un Manual de Funciones del Personal, estableciendo objetivos.
• Planear acciones con los medios.
• Envía invitaciones especiales o pases a tus clientes clave, incluyendo una forma de registro de cortesía.
• Insertar anuncios en publicaciones apropiadas.
• Contactar al Comité Organizador, si es necesario, para hacer cualquier cambio a la información de tu empresa para el Programa Oficial del Evento.
• Planea una conferencia de prensa en la exposición.
• Obtén información sobre el Programa de Conferencias.
• Obtén información sobre misiones comerciales, visitantes confirmados, autoridades que se prevé acudirán, etc.

Abril

• Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado.
• Revisar el cumplimiento de las acciones del mes anterior.
• Revisar el presupuesto, y controlar las desviaciones.
• Incluye las postales promocionales (impresas y electrónicas) del Comité Organizador con toda la correspondencia recordándole a tus clientes o prospectos de tu participación.
• Inserta anuncios en publicaciones apropiadas.
• Informa a los medios de cualquier evento de prensa o conferencia que tengas planeada.
• Solicita un pre-montaje del exhibidor.
• Preparar el embarque para que llegue el primer día de montaje.

Mayo

• Celebrar la reunión final con el personal involucrado.
• Revisar el cumplimiento de las acciones del mes anterior.
• Revisar el presupuesto, y controlar las desviaciones.
• Montaje del stand lo antes posible (el primer día que lo permita el Comité Organizador).
• Supervisar o solicitar instalación de servicios adicionales del recinto.
• Supervisar o solicitar instalación de servicios adicionales de prestadores de servicios, y del recinto.
• Localizar la ubicación del Centro de Servicios al Expositor, y la oficina del Comité Organizador.
• Comprobar, lista en mano, que no falte ninguno de los elementos, materiales o servicios solicitados para el stand.
• Visitar el stand el día previo a la inauguración con todo el personal que estará en el evento, y repasar los objetivos y responsabilidades de cada uno.
• Dirigir una conferencia de prensa en tu espacio si estas introduciendo algo especial de interés periodístico.
• Supervisar diariamente (el Líder de la Exposición):
  • Limpieza del stand.
  • Estado de la mercancía y del stand.
  • Control de existencias.
  • Demostraciones y actividades.
  • Funcionamiento de los servicios.
• Reunión diaria con el personal para intercambio de información, experiencias y comentar incidencias.
• Obtener información de la competencia: Tomar notas y compararlas con las de la empresa.
• Prever el pago de servicios y consumos al recinto y al Comité Organizador.

Mayo – Junio

• Supervisar el desmontaje del stand, y el empaque y embalaje del material y equipos.
• Coordinar el transporte de éstos.
• Llevar a cabo una junta, la primera semana posterior al evento, con todo el personal involucrado para analizar y evaluar los resultados.
• Pedir reportes por escrito a todo el personal que haya participado, evaluando:
  • Fortalezas.
  • Debilidades.
  • Impresión general.
  • Áreas de oportunidad.
• Iniciar acciones de seguimiento sobre los contactos realizados.
• Cerrar el presupuesto, y hacer el balance final.
• Contratar el espacio para la siguiente edición.

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